دستور العمل های اجرایی نمایه سازی
 
 مصوب شورای علمی گروه پژوهشی نمایه سازی

مواردی به عنوان دستور العمل های اجرایی و عملیاتی برای نمایه سازی و یا کنترل آن ، مورد نیاز می باشند که توسط شورای علمی گروه نمایه سازی برحسب نیاز در طول دوره تدوین و تصویب می گردد  .
تعدادی از این دستور العمل ها که تا آذر ۱۳۸۶ مورد بررسی و تصویب قرار گرفته اند به شرح ذیل می باشند :

۱) منابع مورد نمایه ، باید بر اساس توان علمی نمایه ساز به وی واگذار گردد .

۲) اسامی اشخاص ( اعلام ) ، سازمان ها ، و کشورها باید براساس مستند مشاهیر و مولفان و مستند سازمان ها و موسسات ، از سوی نمایه ساز پیشنهاد گردد .

۳)  اگر درجایی از متن یک منبع ، روابط بین اصطلاحات آن علم به دست می آید و این ، در اصطلاح نامه مربوط موجود نباشد ، نمایه ساز باید با ذکر منبع ، به مسئول گروه پروژه جهت تصویب در گروه اصطلاح نامه پیشنهاد نماید .

۴) در اخذ و انتخاب بین کلید واژه های تکراری و یا مشترک لفظی ، کلیدواژه ای انتخاب شود که با کد همان رشته ای که نمایه سازی می شود سازگاری داشته باشد . مثلا واژه " اجماع " که هم با کد ۳ و هم با کد ۸ آمده است ، اگر نمایه ساز در حال نمایه علم فقه باشد ، باید آن را از کد ۸ انتخاب کند . همچنین است واژه " قیاس " که هم با کد ۵ و هم با کد ۸ در اصطلاح نامه آمده است . اگر نمایه ساز در حال نمایه منطق باشد ، باید از کد ۵ استفاده کند .

۵) در انتخاب کلید واژه های مربوط به سوره و یا آیه خاص در نمایه سازی علوم قرآنی ،در میان واژه های موجود در اصطلاح نامه ها تنها به روشی که در اصطلاح نامه علوم قرآنی تصویب شده است عمل گردد .
به عنوان مثال در باره سوره خاص مثل بقره ، آورده شود :" سوره بقره " ، البته شماره سوره ، مانند : " سوره۲ " به آن ارجاع گردد .
اما در نمایه آیه خاص بدین گونه عمل شود : " آیه ۱۲۵ بقره " . امااگر آیه ای دارای اسم خاصی باشد( مانند : آیه الکرسی و یا آیه اهل بیت ) در این صورت همان اسم خاص انتخاب گردد و شماره آیه به آن ارجاع داده شود .

۶) کنترل کننده ابتدایی و کنترل کننده نهایی از سوی مدیر گروه پژوهشی نمایه سازی و فهرست نگاری تعیین می شوند .

۷) مقدار وقتی که برای نمایه سازی ، کنترل ابتدایی و کنترل نهایی ( اعم از ساعتی و پروژه ای ) نیاز است ، از سوی شورای علمی گروه پروژه تعیین می گردد .