رهیافت نمایه سازی در مركز اطلاعات و مدارك اسلامى‏

 

چكيده:

اثر پيش روى كوششى است براى ارايه نمايى كلى از انديشه‏ها، رويكردها، سياستگذارى‏ها، اصول، شيوه‏ها و راه كارهاى اجرايى نمايه سازى در «مركز اطلاعات و مدارك اسلامى» است.

اين نوشته با انگيزه گسترش فرهنگ گفت و گو و نيز نقد و بررسى آراء، تجربيات و نوآورى‏هاى مراكز اطلاع رسانى - به ويژه در عرصه علوم اسلامى - به منظور نيل به استانداردهاى بومى و فراگير در پهنه نمايه سازى به نگارش درآمده است.

نوشتار حاضر در دو بخش به اين مهم پرداخته است:

در بخش اول، نخست كلياتى درباره نماى سازى طرح گرديده، آن گاه به نقد و بررسى آن‏ها پرداخته شده است.

بخش دوم رويكردهاى نمايه سازى، سياستگذارى‏ها، شيوه‏ها و راه كارهاى اجرايى آن در مركز ترسيم شده و در ضمن آن فرآيند نمايه سازى در مركز طرح و سپس برخى ديدگاه‏ها، روش‏ها و راه كارها به نقد كشيده شده است.


درآمد

درباره نقش كليدى «اطلاعات» در گسترش و پويايى دانش بشرى بسيار قلم زده شده و سخن رانده شده است. آن چه كه امروز در چهره واقعيتى انكارناپذير خود را به رخ مى‏كشاند، اين است كه اطلاعات در نقش كالايى راهبردى ظاهر شده و از نمادهاى اصلى اقتدار و غرور ملى است، به باور برخى انديشمندان اطلاعات جايگزين مناسبى براى قدرت نظامى، سياسى و اقتصادى مى‏تواند باشد.

كشورهاى پيشرفته به ويژه قدرت‏هاى برتر با درك زود هنگام چنين واقعيتى، سرمايه گذارى‏هاى انسانى و مالى كلانى در پهنه توليد دانش، فراهم آورى اطلاعات، سازمان دهى و اشاعه آن انجام داده‏اند؛ به گونه‏اى كه هم اكنون در نقش توليد كنندگان اصلى و انحصارى اطلاعات سازمان داده شده و نيز فن آورى‏هاى نوين اطلاعات، ديگر كشورها را در نقش مصرف كننده به خود وابسته كرده‏اند، در ايران اسلامى هر چند بيدارى فراگيرى در رده كارگزاران، برنامه ريزان و فرهيختگان و دانش آموختگان عرصه اطلاعات و اطلاع رسانى مشاهده مى‏شود؛ اما حركت توفنده و پر شتاب تحولات و دگرگونى‏ها در اين عرصه و پيچيدگى فن آورى‏هاى نوين از يك سو و فراهم نبودن بنيان‏هاى نظرى و عملى لازم از ديگر سوى، تاكنون دستاورى جز تصميم گيرى‏هاى روز مره و مقطعى و حركات بدون برنامه، خود جوش و ناهماهنگ نداشته است.

امروز سازمان ها و مراكز اطلاع رسانى بسيارى رسالت سنگين سازمان دهى اطلاعات و اطلاع رسانى را در زمينه‏هاى گوناگون به دوش مى‏كشند و يا دست كم چنين داعيه‏اى دارند. در اين مراكز پر شمار و گاه موازى، تلاش‏هاى سودمندى در حال انجام است كه امكان دارد در نظامى هماهنگ و هم سو بازدهى خوب و مفيدى داشته باشد و مورد بهره بردارى ديگر مراكز و سازمان‏ها قرار گيرد. اما نبود نظام اطلاع رسانى استاندارد و فراگير و فقدان شبكه ملى اطلاع رسانى، نقش مهمى در ناهماهنگى و سازگارى ميان آن‏ها دارد كه همين موضوع، بزرگ‏ترين چالش فرا روى اطلاع رسانى در كشور ما است.

به نظر مى‏رسد راهكار برون رفت از اين چالش، افزون بر سرمايه گذارى‏هاى مالى و انسانى در ايجاد و گسترش زير ساخت‏هاى نظرى و عملى، نهادينه سازى گفتمان ميان استادان و كارشناسان حوزه اطلاع رسانى و مراكز مختلف دست اندر كار در اين عرصه است.

نوشتار حاضر، كوششى است در اين زمينه تا از راه عرضه تجربيات و نوآورى‏هاى كارشناسان اطلاع رسانى «مركز اطلاعات و مدارك اسلامى[1]» و نقد و بررسى برخى از تعاريف و روش‏هاى نمايه سازى، فرهنگ نقد و بررسى‏ منصفانه را گسترش دهد.

پيش از پرداختن به شيوه نمايه سازى پايان كتاب در اين مركز بايسته است شمايى كلى از نمايه سازى، مفاهيم كليدى، هدف،مراحل و اقسام آن ترسيم شود، آن گاه ديدگاه مركز درباره آن‏ها و نمايه پايان كتاب ارايه شود.

 

بخش اول: كلياتى درباره نمايه سازى‏

نمايه سازى از رهيافت‏هاى مهم سازمان دهى اطلاعات و مدرك آرايى در علم اطلاع رسانى است، واژه «نمايه» به معناى«نمايش» اسم مصدر از ريشه «نمايش دادن»،«نماياندن» و«نشان دادن» است.

«نمايه» از سوى «فرهنگستان زبان و ادب فارسى» به عنوان برگردان فارسى كلمه انگليسى ­Index‑ انتخاب شده كه خود از واژه لاتينى­Indic‑ به مفهوم « نشان دادن» و «دلالت كردن» گرفته شده است.[2]

واژه‏شناسى

در اين قسمت به شناساندن اصطلاحات كليدى پرداخته مى‏شود تا هم پيش زمينه‏اى براى آشنايى نوآموزان باشد و هم پيش درآمدى براى نقد و بررسى آن‏ها فراهم آيد.

- 1 - 1 نمايه(Index)

مجموعه شناسه‏هاى الفبايى شده يا نظام يافته‏اى كه كاربران را به جايگاه اطلاعات در مدرك هدايت مى‏كند و نظم و توالى آن معمولا از نظم و توالى اطلاعات در مدرك پيروى نمى كند.[3]

1-2 - نمايه سازى (Indexing)

فرآيندى است كه طى آن:

الف) جوهره مدرك درك و تشخيص داده مى‏شود؛

ب)ارايه اين جوهر به صورتى كه از درجه كافى قابليت پيش بينى و حفظ امانت برخوردار باشد. بدين معنا كه جوهره مدرك را به زبان نمايه بيان كنيم.[4]

1-3- مدخل نمايه‏اى (Index entry)

مدخل نمايه‏اى عبارت است از يك پيشينه يا ركورد در نمايه.مدخل در بردارنده يك نمايه واژه و جاينما[5] يا ارجاع‏ و يا هر دو و در صورت لزوم توضيحگر يا ياد داشت دامنه و نمايه واژه فرعى است.[6]

1-4- نمايه واژه (Index heading)

اصطلاح يا نمادى است كه براى نشان دادن مفهوم يا مطلب خاصى در مدرك انتخاب مى‏شود.[7]

2- هدف نمايه سازى‏

هدف از نمايه سازى فراهم آوردن ابزارى كارآمد براى كمك به كاربر در پيدا كردن اطلاعات درون مدرك است.[8]

 

3- مراحل نمايه سازى

نمايه سازى دو مرحله اصلى دارد:

- 1 تحليل مفهومى؛

- 2 ترجمه.

تحليل مفهومى همان فهم متن و تعيين جوهره مفهومى آن است؛ و ترجمه عبارت است از ارايه اين جوهر به زبان نمايه.[9]

4- انواع نمايه و نمايه سازى‏

 

به لحاظهاى گوناگون، تقسيم‏هاى متفاوتى از نمايه و نمايه سازى ارايه شده كه در ادامه به برخى از آنها اشاره مى‏شود:

4-1- نمايه سازى جامع و گزيده‏

أ - نمايه سازى جامع: بر استفاده از اصطلاحات كافى براى پوشش نسبتا كامل محتواى يك مدرك دلالت دارد.[10]

ب - نمايه سازى گزيده: مستلزم استفاده از شمار كم‏ترى از اصطلاحات، تنها براى پوشش «محتواى اصلى» يك مدرك است.

هر چه از اصطلاحات بيش‏ترى براى نمايه سازى يك مدرك استفاده شوده، آن مدرك بيش‏تر قابل دست رسى بوده و احتمال بازيابى آن بيشتر خواهد شد.[11]

4 – 2 - نمايه تك متنى و مجموعى‏

أ- نمايه تك متنى: نمايه يك متن واحد كه در آن نمايه نويس نظر به همان دارد.مانند نمايه پايان كتاب [12]

ب - نمايه مجموعى يا مجموعه: ناظر به مجموعه‏اى از متون و مدارك است كه بنا به هدف و سياست خاصى گردآورى و سازمان دهى مى‏شوند.[13]

4-3 - نمايه موضوعى، پديد آور، اسامى، جغرافيايى، عنوان و اعداد و كدها

أ - نمايه موضوعى:[14] نمايه موضوعى دست رسى به محتواى مدرك را فراهم مى‏آورد، نمايه‏هاى موضوعى به‏- ترتيب الفبا و ديگر آرايه‏هاى نظام‏مند تدوين و منتشر مى‏شوند.[15]

ب- نمايه پديد آور:

الف) دست رسى به اطلاعات مدارك مورد نظر را در ارتباط با نام پديد آور ميسر مى‏سازد و يا

ب) مداركى را كه به وسيله نام پديد آور مشخص شده است را ليست مى‏كند. .

نمايه‏هاى پديد آور حاوى نمايه‏هاى اشخاص يا تنالگان است.

ج - نمايه اسامى: نمايه اسامى دست رسى به اسم‏هاى بكار رفته در مدارك را اعم از اشخاص، سازمان‏ها و اشياء جاندار و غير جاندارى كه نام خاصى دارند را فراهم مى‏آورد.

د- نمايه جغرافيايى: دست رسى به اطلاعات يا مدارك را از راه نام‏هاى مناطق جغرافيايى فراهم مى‏آورد، مانند: نام قاره‏ها، كشورها، شهرها و ساختمان‏هاى خاص در شهرها

ه - نمايه عنوان: امكان دست يابى به نام مدارك يا عنوان‏هاى استناد شده را در مدارك فراهم مى‏آورد.

و- نمايه اعداد و كدها: دست رسى به اطلاعات يا مدارك را از راه نمادهاى عددى فراهم مى‏آورد، مانند: شماره ثبت اختراع، شابك و تاريخ نشر.[16]

بخش دوم: نمايه سازى در مركز اطلاعات و مدارك اسلامى‏

كار نمايه سازى در برهه‏اى نزديك به زمان پايه گذارى مركز در سال1368 شروع شد. و از آن زمان تاكنون در عرصه سياست‏ها، روش‏ها و راه كارها فراز و نشيب‏هاى زيادى را پيموده كه شرح آن مجالى ديگر مى‏طلبد. در حال حاضر، نمايه سازى در مركز آميزه‏اى از نمايه سازى دستى و الكترونيكى است و برنامه نرم‏افزارى ورود اطلاعات نمايه و بازيابى آن پياده سازى شده و اجرا مى‏شود كه دستاورد ابتكارات و تجربيات گرانبهاى اندوخته شده است. شايسته است پيش از پرداختن به شيوه نمايه سازى پايان كتاب (در مقاله بعدي)، برداشت مركز از نمايه و نمايه سازى و مفاهيم كلى آن ارايه شود تا زمينه‏اى براى به نقد كشيدن آن‏ها فراهم آيد.

 

- بررسى برخى مفاهيم كلى نمايه سازى‏

1- بررسى تعريف نمايه سازى‏

به نظر مى‏رسد برخى تعريف هايى كه درباره نمايه سازى در برخى از منابع معتبر و مرجع ارايه شده قابل نقد است، براى نمونه دو تعريف بررسى مى‏شود:

1- نمايه سازى: ثبت و ضبط محتواى اطلاعاتى مدارك با استفاده از روش‏هاى گوناگون به منظور سامان دادن اطلاعات به قصد سهولت بازيابى[17]

2- نمايه سازى: فرآيندى است كه طى آن:

الف) جوهر مدرك درك و تشخيص داده مى‏شود

ب) ارايه اين جوهر به صورتى كه از درجه قابليت بيش بينى و حفظ امانت برخوردار باشد. بدين معنا كه جوهره مدرك را به زبان نمايه بيان كنيم.[18]

تعريف اول به اندازه‏اى كلى است كه مانع اغيار نبوده و چكيده نويسى، تهيه فهرست كتاب و فهرست نويسى را شامل مى‏شود.

تعريف دوم هر چند از تعريف اول بهتر است؛ اما فرآيند بسيار ناقصى از نمايه سازى را ترسيم كرده است.

نقطه آغازين نمايه سازى اين نيست كه هر كتاب، نشريه يا مقاله‏اى به دست نمايه نويس برسد،وى بى درنگ آن را نمايه كند. اين گونه نيست كه هر كتاب يا مقاله‏اى ارزش نمايه شدن را داشته باشد،برخى كتاب‏ها تنها ارزش يكبار خواندن و لذت بردن را دارند و برخى حتى اين ارزش را هم ندارند، اين‏ها همه به «سياست نمايه سازى» ارتباط دارد كه بر عهده مديران مراكز اطلاع رسانى است.

كتاب هايى كه ارزش نمايه شدن را دارند نيز متفاوتند، برخى از مدارك معتبر و با ارزش بشمار مى‏آيند و برخى از درجه ارزش كم‏ترى برخوردارند در اين مورد نيز سياستگذارى در اين كه نوع نمايه، نمايه جامع باشد يا گزيده به عهده مديران است.[19]

به نظر مى‏رسد براى ارايه تعريف مناسبى از نمايه سازى بايسته است كه مراحل آن به دقت شناخته و از يكديگر تفكيك شوند.

 

 

2- فرآيند نمايه سازى‏

2-1- سياستگذارى: مديران مركز اطلاع رسانى بايد به منظور كارايى نظام بازيابى اطلاعات و بالا بردن توان پاسخگويى به نيازهاى كاربران، افزون بر ايجاد نظام اطلاع رسانى پايدار و پويا - كه در نقطه مقابل نظام اطلاع رسانى ميرا و ناپايدار است - از طريق پايين نگاه داشتن هزينه‏ها و كم كردن زمان به نتيجه رسيدن پروژه‏ها ؛سياست‏هاى كارشناسى شده، به روز، متقن و بادوامى را تدوين و نهادينه نمايند تا شيوه نمايه سازى و راه كارهاى آن شفاف و روشن باشد و هر از چند گاهى با تغيير مديرى، دچار تغيير و نوسان نگردد.

2 – 2- مجموعه سازى و فراهم آورى

در اين مرحله لازم است تا با مشورت كارشناسان موضوعى مدارك را بر روى محمل‏هاى چاپى يا الكترونيكى شناسايى و جمع آورى(به صورت خريد، امانت يا اشتراك) كرد.

2- 3- ارزش گذارى، درجه بندى و تعيين اولويت‏

پس از تهيه ليستى از منابع گرد آورى شده، با مشورت با كارشناسان موضوعى درجه اعتبار و ارزش هرمدرك تعيين مى‏شود و كار از منابع درجه يك و معتبر آغاز مى‏گردد. ممكن است پروژه در چند مرحله انجام شود، در اين صورت در مرحله اول اولويت با مدارك معتبر و منابع اصلى است.

2- 4- فهرست نويسى و آشنايى با مدرك‏

در اين مرحله، اگر مدرك پيش از اين فرست نويسى نشده يا فهرست نويسى آن استاندارد نباشد، فهرست نويسى توصيفى انجام مى‏گيرد و در طى آن با خصوصيات مدرك آشنايى پيدا مى‏شود، براى مثال تعيين مى‏شود كه چند جلد و چند جزء است، آيا همه جلدهاى آن موجود است؟ آيا مدرك ماده همراه، ضميمه و پيوست دارد يا نه؟آيا در همه جلدهاى آن درباره يك موضوع بحث شده يا نه؟چكيده دارد يا نه؟فهرست‏هاى آن چگونه است، آيا پيش از اين نمايه سازى شده يا نه؟ و چه نوعى؟آيا از همه موضوعات يك علم بحث كرده يا فقط از برخى از موضوعات سخن به ميان آورده؟و....

2- 5- مطالعه

مطالعه به معناى خواندن - مانند كتاب يا نشريه - ديدن - مانند فيلم يا نقاشى - يا شنيدن - مانند نوار - مدرك براى دست يابى به عنوان مفهومى و اطلاعات مدرك انواعى دارد:

أ- مطالعه تورقى: در اين روش، مطالعه مدرك بسيار سطحى انجام مى‏شود، مثل ورق زدن يك كتاب و خواندن عناوين كلى آن براى بدست آوردن ديد و نگرش كلى از آن.

ب - مطالعه مرورى: در اين روش، افزون بر مطالعه عناوين كتاب به جاهاى مهم آن مثل ابتدا و انتهاى بخش‏ها و فصل‏ها، نتيجه‏گيرى‏ها، چكيده - در صورت وجود - فهرست مندرجات، مقدمه، عبارات آغازين پاراگرف‏ها به صورت گذرا و نيمه عميق توجه مى‏شود.[20]

ج - مطالعه دقيق: در اين شيوه، متن مدرك به دقت مطالعه مى‏شود.

نمايه سازان به ندرت همه يك مدرك را مطالعه دقيق مى‏كنند؛ زيرا اين گونه مطالعه زمانبر و هزينه زا بوده و كم‏تر مركز اطلاع رسانى است كه زير بار آن برود، چرا كه بقاى يك مركز در پايين نگاه داشتن هزينه‏ها و كوتاه نمودن زمان پروژه‏ها است. و اساسا نيازى هم نيست كه براى نمايه سازى يك مدرك همه آن به دقت مطالعه شود. با اين حال، نمايه ساز بايد اطمينان كند كه هيچ اطلاعات باارزشى از چشم وى پنهان نمانده است.

بهترين شيوه مطالعه مدرك در نمايه سازى، آميزه‏اى از هر سه شيوه است كه بنا به سياستگذارى هر مركز ممكن است يكى از آن سه پررنگ‏تر و با تاكيد بيش‏ترى انجام پذيرد.

در جايى كه نمايه نويسى به فهرست نويسى نزديك شود و مقصود اصلى از نمايه، رساندن كاربران به مدرك باشد نه ارايه متن آن، منطق حكم مى‏كند كه بيش‏تر از روش تورق استفاده شود و در موارد خيلى اندك مطالعه مرورى توصيه مى‏شود.

در صورتى كه هدف از نمايه نويسى ارايه مطالب اصلى يك مدرك باشد مطالعه مرورى پر رنگ‏تر مى‏شود و در موارد كمى مطالعه دقيق توصيه مى‏شود.

در مواردى كه غرض اصلى از نمايه يك مدرك دست يابى به همه مطالب مفيد آن باشد - چه موضوعات اصلى و چه غير آن - مطالعه دقيق نسبت به مورد قبل بيش‏تر مى‏شود، هر چند كه هنوز هم اصل با مطالعه مرورى است.

بخش‏هايى كه بايد به دقت مطالعه شوند، بخش هايى است كه مطالب ارايه شده پيچيده يا مبهم باشند. البته نوع نگارش كتاب( موجز نگارى يا تفصيل نويسى) و سنگينى يا آسانى مطالب يك كتاب و نيز سياستگذارى مركز است كه روش مطالعه را تعيين مى‏كند.

به هر حال، نمايه ساز نبايد در موارد لازم از مطالعه دقيق شانه خالى كند و مسئولان نيز بايد آگاه باشند كه براى هر نوع كتاب - فلسفى، اصولى، فقهى، كلامى و... - از نمايه نويس تخصصى آن حوزه استفاده كنند تا زمان و هزينه كاهش يابد.

شيوه رايج مطالعه مدرك در مركز اطلاعات و مدرك اسلامى مطالعه مرورى است و به مناسبت نوع مدرك(كتاب درسى، مجله و....) شيوه نگارش(موجز يا مفصل نويسى)، درجه اعتبار و ارزش آن، پيچيدگى متن يا سادگى آن، دو گونه ديگر( مطالعه تورقى يا دقيق) آن را همراهى مى‏كنند.

چشم انداز نمايه سازى مركز اين است كه همه مطالب مفيد مدارك دانش‏هاى حوزه علوم اسلامى و علوم وابسته كه در چارچوب سياست‏هاى مركز مى‏گنجد - دست كم مدارك تخصصى و معتبر - با شعار «يك بار و براى هميشه» بايد استخراج و باز نمود گردند. بدين سان، بايسته است همه اطلاعات مفيد يك مدرك - چه مطالب اصلى و چه فرعى و چه مطالب مربوط به علوم ديگر كه در علم مورد نظر از آن‏ها بحث مفيدى شده، مانند مباحث كلامى يا منطقى در علم اصول فقه - نمايه شوند. با اين حال، از گرفتن مطالب جزيى، تكرارى، و غير مفيد پرهيز مى‏شود.[21]

2- 6- فهم محتوا و تحليل آن

نمايه نويس بايد درك خوبى از محتواى مدرك داشته باشد و پس از آن به تجزيه و تحليل دانسته هايش بپردازد.[22]

در اين بخش لازم است مطالب مفيد از غير مفيد، تكرارى از غير تكرارى و مطالب جزيى از مطالبى كه ارزش نمايه دارند و مطالب استطرادى از غير استطرادى جدا شود و ميان طرح كامل و گسترده يك موضوع و اشارات سطحى و گذاره آن تمايز قايل شد.

براى مثال، نمايه سازى كه يك متن فقهى را نمايه مى‏كند لازم است مواردى چون: تعريف موضوع و تبيين ماهيت آن، جايگاه بحث از آن، تاريخچه، اقسام، مبانى، ديدگاهها و نوآورى‏ها، ادله نقلى و عقلى، تقريرهاى متفاوت، فرق موضوع با موضوعات مشابه يا رابطه آن با ديگر موضوعات، اشكالات و پاسخ‏ها را به خوبى بفهمد و تحليل كند.[23]

تحليل يك مدرك و تصميم‏گيرى پيرامون اين كه كدام موضوع يا اطلاعات از نظر نمايه ساز به اندازه كافى با اهميت است، بسيار مشكل بوده و بستگى به ميزان آشنايى نمايه ساز با دانش مورد نظر، قدرت تحليل و آشنايى با فن نمايه سازى و نيز تجربه و خبرگى وى دارد.[24]

2- 7- ترجمه‏

ترجمه از گام‏هاى بسيار مهم در نمايه سازى است كه پيامد آن تبديل مفاهيم تحليل شده و با ارزش يك مدرك به مجموعه خاصى از اصطلاحات نمايه‏اى (نمايه واژه‏ها) است. در اين مرحله، نمايه ساز مفاهيمى را كه با ارزش تشخيص داده و در ذهن خود پرورانده است با زبان نمايه بيان مى‏كند. در اين مرحله نقش واژگان كنترل شده، نقشى كليدى است.

در مركز اطلاعات و مدارك اسلامى، نمايه سازى از نوع «تخصيصى» است كه مستلزم تلاش نمايه ساز براى ارايه محتواى تحليلى مدرك با استفاده از واژگان كنترل شده(اصطلاحات اصطلاح نامه‏هاى علوم اسلامى) است.

يك واژگان كنترل شده، فهرستى مرجع و معتبر از اصطلاحات يك علم است. به طور كلى، نمايه سازان تنها مى‏توانند اصطلاحاتى را به مدرك اختصاص دهند كه در فهرستى كه از سوى مركز يا شركت محل كارشان تهيه شده است وجود داشته باشد. واژگان كنترل شده چيزى بيش از يك فهرست صرف است، نوعى ساختار معنا شناختى دارد. اين ساختار به ويژه براى موارد زير طراحى شده است:

1 - كنترل مترادف‏ها از طريق انتخاب يك واژه به عنوان استاندارد و ارجاع از واژه‏هاى مترادف به آن؛

2 - فرق گذارى ميان كلمات هم نگاشت كه تغاير مفهومى دارند (مشتركات لفظى)؛

3 - گردآورى و ايجاد ارتباط ميان اصطلاحاتى كه معانى آن‏ها يا به شكل سلسله مراتبى (عام و خاص) يا هم ارز(بستگى مفهومى غير سلسله مراتبى) با هم پيوند دارند.[25]

بهترين و مناسب‏ترين ترجمه، گزينش خاص‏ترين اصطلاح براى نمايش محتواى مدرك است. در مواردى كه متن از ربط دو يا چند موضوع مرتبط هم زمان سخن به ميان مى‏آورد، لازم است از تركيب دو يا چند اصطلاح براى نمايش مطلب استفاده كرد.

با اين حال در مواردى لازم است افزون بر بكارگيرى اصطلاح خاص از اصطلاح عام نيز براى نمايش اطلاعات مدرك استفاده شود، مانند جايى كه اصطلاح عام براى كاربران شناخته شده‏تر است و احتمال جست و جوى مطلب از طريق آن بسيار بالا باشد. [26]

در مرحله ترجمه، لازم است نمايه ساز آشنايى خوبى با محتواى اصطلاح نامه‏ها داشته باشد - كه به مرور زمان بدست مى‏آيد - تا با مناسب‏ترين اصطلاح، اطلاعات مدرك را ارايه كند و تنها در جايى از تركيب استفاده كند كه اصطلاح مناسب وجود نداشته باشد، براى مثال در جايى كه اصطلاح «احكام قطع» وجود دارد از تركيب« احكام + قطع» استفاده نكند.

[27]در مواردى كه اصطلاح مناسب يافت نمى‏شود و نمايه نويس تخصصى به اصطلاح مناسب دست پيدا مى‏كند، لازم است اصطلاح مناسب را پيشنهاد دهد.[28]

البته در پيشنهاد اصطلاحات جديد، بايد دقت لازم را بكار گرفت و با مسئول نمايه سازى هماهنگى كرد تا اصطلاحات مشابه از سوى نمايه سازان به دفعات و يا به شكل‏هاى گوناگون پيشنهاد داده نشود.

 

 

2- 8- تعيين جاينما

در اين مرحله جايگاه دقيق اطلاعات در متن مدرك معين مى‏شود. اصلى‏ترين ملاك، محل شروع بحث مفيد

از موضوع است. بدين سان در مواردى كه فهرست بحث‏هاى يك بخش يا فصل مطرح مى‏شود؛ ولى بحث مفيد از چند صفحه بعد آغاز مى‏گردد، صفحات بعدى ملاك تعيين«جاينما» است.

بسته به سياستگذارى هر مركز مى‏توان دقت تعيين «جاينما» را افزود يا كاست. در برنامه نرم‏افزارى مركز اطلاعات و مدارك اسلامى هر مطلب از طريق تعيين جلد، جزء و صفحه جايابى مى‏شود. براى دقت بيش‏تر مى‏توان پاراگرف و يا حتى سطر را نيز جست و جو كرد؛ ولى چون اين اندازه دقت مستلزم هزينه و زمان زيادى است و كار را خيلى كند مى‏كند، كم‏تر مديرى به آن تن مى‏دهد.

در اين بخش بايد ميان مطالبى كه در متن اصلى يا شرح و يا پاورقى وجود دارند، تفاوت گذاشت تا بازيابى دقيق‏ترى شكل بگيرد. جايابى مداركى كه به دو يا چند گونه شماره گذارى شده نيز شيوه خاص خود را مى‏طلبد.

2- 9- آرايش نظام‏مند مدخل ها

در اين مرحله همه «نمايه واژه‏ها» به ترتيب حروف الفبا در سياهه‏اى گردآورى مى‏شوند، نمايه واژه‏هاى يكسان حذف و صفحه‏هاى آن در مقابل يك نمايه واژه نوشته مى‏شود، نظم منطقى به حسب روابط مفهومى، بحثى و نيز تشابه در شناسه‏ها ميان مدخل‏ها ايجاد مى‏شود و تو رفتگى‏ها تا دو مرحله تنظيم و اجراء مى‏شود، و در مورد نمايه واژه‏هاى تركيبى مقلوب سازى انجام مى‏گيرد.[29]

2- 10- تعيين ارجاعات

در اين مرحله نمايه واژه‏هاى ناگزيده به نمايه واژه‏هاى گزيده و نيز نمايه واژه هايى كه رابطه وابستگى دارند، به هم ارجاع داده مى‏شوند.[30]

3 - تعريف پيشنهادى نمايه سازى

فرآيند شناخت مدرك،مطالعه،فهم محتوا و تحليل آن و سپس تبديل آن به نمايه واژه و ارايه آن در قالب سياهه مدخل‏هاى نظام‏مند و سازگار با سياستگذارى‏هاى خاص را نمايه سازى گويند.

4 - بررسى تعريف نمايه‏

در كتابى كه كتابخانه ملى جمهورى اسلامى ايران به چاپ رسانده درباره «تعريف نمايه»آمده است:

«نمايه :(index) مجموعه شناسه‏هاى الفبايى شده يا نظام يافته‏اى كه كاربران را به جايگاه اطلاعات در مدرك هدايت مى‏كند و نظم و توالى آن معمولا از نظم و توالى اطلاعات در مدرك پيروى نمى‏كند.»[31]

اشكال هايى در تعريف بالا به ذهن مى‏رسد:

أ - بكارگيرى واژه«شناسه» اشتباه است و واژه«مدخل نمايه‏اى» (index entry) بايد بكار مى‏رفت؛

زيرا «شناسه» ترجمه واژه انگليسى ­Heading‑ است.[32]

در فرق گذارى ميان «شناسه» و «مدخل نمايه‏اى» گفته شده:

مدخل نمايه‏اى شامل شناسه، بيانگر، جاينما يا ارجاع صفحه و ارجاع دو سويه است.

در حقيقت جزء محورى مدخل نمايه‏اى را شناسه گويند.[33]

براى مثال: «آلودگى اطلاعات.....135، 150» يك مدخل نمايه‏اى است. در اين مثال واژه «آلودگى» شناسه، كلمه «اطلاعات» بيانگر و اعداد «­135، 150» جاينما هستند كه مجموعه آن‏ها يك مدخل نمايه‏اى را تشكيل مى‏دهند و از مجموعه مدخل‏ها يك نمايه پديد مى‏آيد.[34]

ب - در تعريف ياد شده، در توضيح نمايه آمده است «نمايه كاربران را به جايگاه اطلاعات در مدارك هدايت مى‏كند». به نظر مى‏رسد كه شايسته‏تر آن است كه گفته شود:«نمايه كاربران را به مدرك يا به جايگاه اطلاعات در مدرك يا به خود اطلاعات مى‏رساند».

در نمايه‏هاى الكترونيكى مثل نمايه مركز اطلاعات و مدارك اسلامى، نمايه‏ها هم كاربران را به مدرك مى‏رسانند و هم به جايگاه اطلاعات در مدرك و در صورتى كه متن الكترونيكى مدرك نيز در دست رس باشد، خود اطلاعات موجود در متن را ارايه مى‏كنند. در نمايه‏هاى چاپى نيز نمايه‏ها كاربران را به مدرك و جايگاه اطلاعات در مدرك رهنمون مى‏سازند.

امروزه اين باور شكل گرفته است كه با پيشرفت نمايه سازى و ماشينى شدن آن، شايد نتوان فرق فارقى به لحاظ ماهيت ميان نمايه سازى، فهرست نويسى و رده بندى قرار داد.

فهرست نويسى موضوعى يا تحليلى معمولا به اختصاص سر عنوان‏هاى موضوعى به مدرك براى نمايش محتواى كلى مدارك در قالب فهرست نويسى كتابخانه‏اى اطلاق مى‏شود. به سبب محدوديت هايى كه: در سر عنوان‏هاى موضوعى وجود دارد، امروزه گرايش اين است كه از اصطلاح نامه‏هاى تخصصى براى فهرست نويسى موضوعى

استفاده شود.[35]

بدين سان فرق گذارى ميان فهرست نويسى موضوعى و نمايه سازى موضوعى به اين كه يكى به عناوين كامل كتاب شناختى و ديگرى به بخش هايى از عناوين و مدارك اشاره مى‏كند نيز گمراه كننده و متناقض است؛ چرا كه فرآيندى كه از طريق آن محتواى موضوعى عناوين و مدارك كتاب شناختى در پايگاه‏هاى اطلاعاتى چاپى يا الكترونيكى ارايه مى‏شوند را نيز نمايه سازى موضوعى مى‏گويند، خواه همه مدرك و خواه تنها بخش هايى از آن مورد بحث باشد.

 

كوتاه سخن آن كه، نمايه سازى موضوعى از نظر مفهوم با فهرست نويسى موضوعى همانند است. بدين سان اصطلاح نمايه سازى موضوعى يا حتى نمايه سازى به عنوان ابزارى براى ارجاع به همه فعاليت‏هاى رده بندى موضوعى مى‏تواند، مورد استفاده قرار گيرد.[36]

5- تعريف پيشنهادى نمايه

نمايه سياهه‏اى نظام‏مند از مدخل‏هاى نمايه‏اى است كه هر يك نمادى براى اطلاعاتى درباره مدرك و محتواى مفهومى آن است كه به منظور مدرك آرايى، جايابى اطلاعات مدرك يا باز نمود آن‏ها و با هدف سرعت و سهولت ذخيره سازى و باز يابى طبق نياز كاربران و سياست‏هاى مركز اطلاع رسانى تهيه و تنظيم مى‏شود.

 

 

6- بررسى تعريف نمايه واژه

در كتاب «اصول نمايه سازى بر اساس استاندارد ايزو 999 - 1996» كه كتابخانه ملى آن را منتشر كرده آمده است:

«نمايه واژه: اصطلاحى كه براى نشان دادن مفهوم يا مطلب خاصى در مدرك انتخاب مى‏شود» .[37]

7- تعريف پيشنهادى نمايه واژه‏

واژه، اصطلاح، عدد يا هر نماد ديگرى كه براى مدرك آرايى، نمايش اطلاعات مفهومى يا متن مدرك به تنهايى يا با تركيب با ديگرى بكار رود، نمايه واژه نامه دارد.

با اندك تاملى كامل‏تر بودن تعريف پيشنهادى روشن مى‏شود.

 

 

سخن پايانى

آن چه ارايه شد، بى شك ارايه نمايى كلى از نظرات، سياست گذارى‏ها، روش‏ها و راه كارهاى اجرايى است كه در مركز اطلاعات و مدارك اسلامى در رابطه با نمايه سازى در خلال ساليانى چند بدست آمده است. بديهى است كه به هر يك از اين مباحث مى‏توان به صورتى ريزتر و تخصصى‏تر نگاه كرد و همين بهانه‏اى است براى ادامه بحث‏ها و گفتگوهاى سلسله وار در اين عرصه، اميدواريم كه استادان، متخصصان مراكز اطلاع رسانى با نقد و بررسى مطالب ارايه شده، ما را در اين مسير يارى نمايند.

 

 

 

كتابنامه:

1 - آيين نامه نمايه سازى، مركز اطلاعات و مدارك اسلامى، گروه نمايه سازى و فهرست نويسى.

2 - اصول نمايه سازى بر اساس استاندارد ايزو999 – 1996 ، ماندانا صديق بهزادى، كتابخانه ملى جمهورى اسلامى ايران، تهران، چاپ اول،.1381

3 - تحليل موضوعى و نمايه سازى - مبانى نظرى و توصيه‏هاى عملى، رابرت فاگمن، ترجمه على مزينانى، كتابخانه جمهورى اسلامى ايران، تهران، چاپ اول،1374

4 - دانش نامه كتابدارى و اطلاع رسانى، پورى سلطانى و فروردين راستين، فرهنگ معاصر، تهران، چاپ اول،1379

5 - نمايه سازى كتاب، عليرضا نوروزى، نشر چاپار، تهران، چاپ اول،.1380

6 - نمايه سازى و چكيده نويسى، جنيفر راولى، ترجمه جعفر مهراد، سازمان مدارك فرهنگى انقلاب اسلامى، تهران، چاپ اول،1374

7 - نمايه سازى و چكيده نويسى - مبانى نظرى و عملى، ترجمه عباس گيلورى، نشر چاپار، تهران، چاپ اول،1382

8 - نمايه سازى همارا، على آقا بخشى، مركز اطلاعات و مدارك علمى ايران، تهران، چاپ اول، 1376

 

 

 


[1] از اين پس به اختصار با نام «مركز» در اين نوشتار از آن ياد مى‏شود.

[2] على آقا بخشى، نمايه سازى همارا، ص- 4

[3] ماندانا صديق بهزادى، اصول نمايه سازى بر اساس استاندارد ايزو1996 - 999 ص4

[4] رابرت فاگمن، تحليل موضوعى و نمايه سازى: مبانى نظرى و توصيه‏هاى عملى، ترجمه على مزينانى، ص8

[5] جاينما نمادى است - معمولا شماره صفحه‏اى كه اطلاعات متن از آن جا گرفته شده - كه پس از نمايه واژه آورده مى‏شود تا كاربر را به جايگاه اطلاعات در مدرك هدايت كند

[6] ماندانا صديق بهزادى، همان، ص3

[7] همان، ص 4

[8] همان،ص 5

[9] اف. دبليو لنكستر؛ نمايه سازى و چكيده نويسى: مبانى نظرى و عملى، ترجمه عباس گيلورى، ص 13

[10] نوع نمايه سازى در مركز اطلاعات و مدارك اسلامى، نمايه سازى جامع است.

[11] اف. دبليو لنكستر، همان،ص 38

[12] در اين كه نمايه پايان كتاب، تنها يك نمايه تك متنى دانسته شود اشكالى وجود دارد كه در ادامه طرح خواهد شد.

[13] عليرضا نوروزى، نمايه سازى كتاب، ص 15

[14] نوع رايج نمايه در مركز اطلاعات و مدارك اسلامى، نمايه موضوعى است، در بخش نمايه پايان كتاب درباره اين نوع نمايه بحث خواهد شد.

[15] ماندانا صديق بهزادى، همان، ص 17

[16] همان، ص 7

[17] پورى سلطانى و فروردين راستين، دانش نامه كتابدارى و اطلاع رسانى

[18] رابرت فاگمن،همان،ص 8

[19] هر چند پايگاهى كه نمايه سازى آن جامع است، امكان جستجوهاى گسترده‏ترى را فراهم مى‏آورد؛ اما نمايه سازى جامع از نمايه سازى گزيده پرهزينه‏تر و زمانبرتر است.

[20] اف. دبليو لنكستر، همان، ص33

[21] به آيين نامه نمايه سازى مركز اطلاعات و مدارك اسلامى رجوع كنيد.

[22] نمايه سازان حرفه‏اى و غير متخصص كه هر گونه مدركى را به گونه‏اى صورى و قالب بندى شده نمايه مى‏كنند و كم‏ترين آشنايى با اصطلاحات خاص علوم ندارند از معضلات بخش نمايه سازى و دليل اصلى كم توجهى مراكز انتشاراتى به بخش نمايه كتاب هستند.

[23] از مثال ياد شده عمق نمايه سازى و فرق شيوه نمايه سازى مركز با ديگر مراكز به خوبى روشن و نمايان مى‏گردد به ويژه كه امكان دست رسى به متن و صفحه مورد نظر از طريق نمايه‏ها نيز فراهم است.

[24] جنيفر راولى، نمايه سازى و چكيده نويسى، ترجمه دكتر جعفر مهراد،ص 90

[25] اف. دبليو لنكستر، همان، ص 24

[26] در كتاب‏هاى نوشته شده درباره نمايه نويسى به اين نكته اشاره نشده است و اين مطلب از ويژگى‏هاى روش نمايه سازى در مركز اطلاعات و مدارك اسلامى است براى آشنايى با موارد ديگرى كه افزون بر اصطلاح خاص از عام نيز استفاده مى‏شود به «آيين نامه نمايه سازى مركز اطلاعات و مدارك اسلامى» رجوع كنيد.

[27] } در برنامه ورود اطلاعات مركز به كمك «اصطلاح نامه چرخشى» اين مشكل حل شده است و نمايه نويس براى مثال با انتخاب كلمه «قطع» مى‏تواند از همه اصطلاح هايى كه كلمه«قطع» در آن بكار رفته آگاهى يابد.

[28] در برنامه نرم‏افزارى ورود اطلاعات‏مركز، اصطلاح پيشنهادى با كد خاصى وارد مى‏شود و به مطلب تخصيص پيدا مى‏كند و پس از آن همه اصطلاحات پيشنهادى در يك جا گرد آورى مى‏شود تا تعيين تكليف شوند.

[29] توضيحات بيش‏تر در اين باره در قسمت نمايه پايان كتاب ارايه خواهد شد.

[30] ماندانا صديق بهزادى، همان، ص.6

[31] ماندانا صديق بهزادى، همان، ص 4

[32] عليرضا نوروزى، همان،ص 122

[33] همان،ص 23

[34] همان،ص 24

[35] كارى كه هم اكنون در مركز اطلاعات و مدارك اسلامى انجام گرفته و نمونه آن در برنامه سيمرغ ارايه شده است.

[36] اف.دبليو لنكستر، همان، ص 25- 29

[37] ماندانا صديق بهزادى، همان، ص 4

+ نظر جدید

تصویر امنیتی کد جدید