پیش گفتار

گسترش اطلاعات و منابع اسلامی در عصر حاضر و لزوم بهره برداری مفید محققان و پژوهشگران از این منابع غنی در جهت معرفی اسلام و معارف بلند آن به جهانیان ، مرکز اطلاعات و مدارک اسلامی ( وابسته به معاونت پژوهشی دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم ) را واداشت تا در سازماندهی چنین اطلاعات و منابع غنی اسلامی ، اقدام جدی به عمل آورد .

پس از مطالعه و تحقیق در روش های رایج سازماندهی اطلاعات ، روش " نمایه سازی " که مبتنی بر واژگان کنترل شده (اصطلاح نامه ) می باشد ، به عنوان روشی کاربردی و رایج در نزد متخصصان علم اطلاع رسانی شناخته شده و براساس آن ، کار سازماندهی منابع علوم اسلامی آغاز گردید .

رسالت نمایه سازی در مرکز فوق الذکر ، سرعت بخشی به ارائه اندیشه ها و آموزه های گسترده اسلام ناب محمدی (صلی الله علیه و آله و سلم) به علاقمندان با فراهم ساختن امکان دست یابی نظام مند به آخرین دستاوردها در این عرصه با هدف پویایی و ارتقای سطح پژوهش های اسلامی است .

بدین منظور و به جهت آموزش و آگاه سازی نمایه سازان و ایجاد هماهنگی عملی میان آنان در راستای یک سان سازی نمایه ها ، تهیه " آیین نامه نمایه سازی " امری ضروری است .

این آیین نامه طی جلسات شورای علمی گروه پژوهشی نمایه سازی در روزهای بین ۱۲ شهریور تا ۳۰ آذر ۱۳۸۶ به تصویب رسید.

بخش اول : تعاریف

۱) تعریف نمایه

واژه نمایه ، معادل واژه انگلیسی "Index " است که در اصل از واژه لاتینی " Indic " گرفته شده و به معنای دلالت کردن ، نشان دادن و خاطر نشان کردن می باشد .

در متون نمایه سازی ، منظور از نمایه ، کلمه ای است که نشان دهنده مفهومی از مفاهیم اصلی یک مدرک باشد .

۲) تعریف نمایه سازی (Indexing )

برای نمایه سازی ، تعریف های گوناگونی شده است که از جمله آن ها این تعریف است : ثبت و ضبط محتوای اطلاعاتی مدارک با استفاده از روش های گوناگون به منظور سازمان دادن اطلاعات ، به قصد سهولت بازیابی .

۳) هدف های نمایه سازی

هدف اصلی نمایه سازی ، آن است که قادر باشیم اسناد ومدارک گرد آوری شده و ذخیره شده را بازیابی کنیم .

علاوه بر این ، مرکز اطلاعات و مدارک اسلامی در پی تحقق هدف های ذیل نیز می باشد :

۱-۳/ عرضه نوین محتوای منابع و مآخذ اسلامی .

۲-۳/ موضوع بندی نظام مند منابع و مآخذ علوم اسلامی .

۳-۳/ آسان سازی دسترسی همگانی به منابع ومآخذ علوم اسلامی .

۴- ۳/ تهیه و تدوین پایگاه ها و نرم افزارهای تخصصی علوم اسلامی .

۴) مراحل نمایه سازی موضوعی

نمایه سازی موضوعی دارای مراحلی است که به برخی از آن ها اشاره می کنیم :

۱-۴/ تحلیل مفهومی ( Conceptual analysis )

تحلیل مفهومی ، بررسی و تصمیم گیری در باره محتوای یک مدرک است . یعنی آنچه که به باور نمایه ساز ، مقاله از آن ها تشکیل شده است .

بر این اساس ، یک نمایه ساز در باره یک مدرک قابل نمایه به پرسش های ذیل پاسخ می دهد : مدرک در باره چه چیزی است ؟ چرا این مدرک به مجموعه اضافه شده است ؟ بهره گیران ما به چه جنبه هایی از مدرک علاقمندند ؟

۲- ۴/ترجمه ( Translation)

ترجمه ، مستلزم تبدیل تحلیل مفهومی یک مدرک به مجموعه خاصی از اصطلاحات نمایه ای است .

به دیگر بیان ، ترجمه عبارت است از تبدیل مفاهیم اصلی مدرک به توصیفگر.

بخش دوم : سیاستگذاری

۱) خط مشی ها

۱- ۱/ رعایت استانداردهای پذیرفته شده بین المللی ؛

۲- ۱/ به کارگیری تجربیات گذشته نمایه سازان مرکز ، به منظور بومی سازی ؛ استانداردهای بین المللی ؛

۳- ۱/ لحاظ نظام " رایانه مبنا ( Computer based) " در کلیه مراحل نمایه سازی ؛

۴- ۱/ اصطلاح نامه محوری ؛

۵-۱/ پرهیز از کلی نگری و اکتفا به اطلاعات مفید و کارساز ؛

۶- ۱/ در نظر داشتن جامعیت نمایه سازی . یعنی : تمام مفاهیمی که ارزش نمایه سازی دارند و موضوع مدارک را به خوبی بیان می کنند به عنوان نمایه انتخاب شوند ؛

۷- ۱/ اخص گرایی در نمایه سازی . یعنی : مفاهیم باید هر قدر که امکان دارد به طور اخص تعیین شوند و از اخذ توصیفگرهای اعم خود داری شود .

۲) روش نمایه سازی

۱- ۲/ به کار گیری " نمایه همارا "

۲-۲/ استفاده از اصطلاحات " اصطلاح نامه علوم اسلامی "

۳) فرایند نمایه سازی

۱-۳/ پیش از نمایه سازی ، اصطلاحات و کلید واژه های لازم توسط گروه " تدوین اصطلاح نامه " تصویب و در اختیار نمایه ساز قرار می گیرد .

۲-۳/ نرم افزار ورود اطلاعات و متن الکترونیکی منابع مورد نظر ، توسط مدیر گروه پروژه در اختیار نمایه ساز قرار می گیرد .

۳-۳/ نمایه ساز ، تمامی متن مورد نظر را مطالعه و با استفاده از اصطلاح نامه و کلید واژه های تصویبی نمایه زنی می کند .

۴-۳/ کنترل کننده ابتدایی ، تمامی متن نمایه شده را بررسی و نظر خود را تحت یکی از عناوین چهار گانه ذیل به مدیر گروه پروژه گزارش می کند :

۱- تایید . ۲- اصلاح . ۳- اضافه . ۴- حذف .

البته وی فقط کتبا گزارش می کند و هیچ گونه تغییر و اصلاحی انجام نمی دهد .

۵-۳/ کنترل کننده نهایی ، موارد کنترل شده کنترل کننده ابتدایی را به دقت مورد نظر قرار می دهد و یکی از دو نظر ( نمایه ساز و کنترل کننده ابتدایی ) را انتخاب و خودش اصلاح می کند . اگر نظر ثالثی داشته باشد با مشورت مدیر گروه پروژه اقدام می کند . در هر صورت اعمال تغییرات و مسؤولیت نهایی کار با کنترل کننده نهایی است .

۶-۳/ ارزیاب ، نمایه های تکمیل و تأیید شده کنترل کننده نهایی را مورد ارزیابی قرار می دهد و اگر به موردی رسید که نیاز به تجدید نظر دارد ، به شورای علمی گروه پروژه گزارش کند و شورا در باره اش تصمیم می گیرد .

بخش سوم : ضوابط نمایه سازی

۱- کلیات نمایه سازی

۱- ۱/ در نمایه سازی ، باید مفاهیم نمایه شوند ، نه واژه هایی که پدید آورنده مدرک به وسیله آن ها این مفاهیم را ارائه کرده است . زیرا پدید آورنده ممکن است زبانی مبهم ، تخصصی ، عامیانه ، سنگین و یا غیر قابل قبول به کار برده باشد .

۲- ۱/ در نمایه سازی ، باید پیام صریح نویسنده ( اعم از پیام اصلی و پیام تبعی ) نمایه شود و از پیام های ضمنی و ظنی پرهیز گردد.

۳- ۱/ در نمایه سازی منابع تعیین شده ، کل منبع نمایه سازی شود حتی مطالبی که خارج از موضوع آن علم است .

۴- ۱/ اصل در نمایه سازی ، بر نمایش مطالب مفید و مهم متن است ( که دارای ارزش اطلاعاتی برای کاربر باشد ) .

۵- ۱/ در نمایه سازی یک مطلب ، محورهای ذیل باید اخذ گردند :

تعریف ( لغوی و اصطلاحی )، تاریخچه ، وجه تسمیه ، وجه تقسیم ، اقسام ، دلیل ، نقد و یا دفاع از آن ، علل و عوامل ، ویژگی ها ، نتایج و آثار ، ذکر اقوال و دیدگاه های مختلف ، موانع و تنگناها ، جایگاه ، ضرورت بحث ، تفاوت ها ، آسیب ها و راه کارها ، روابط و ارتباطات و...

۶- ۱/ در مورد اعلام و شخصیت ها به این موارد توجه گردد:

زندگی شخصی ، زندگی سیاسی ، زندگی اجتماعی ، زندگی فرهنگی ، زندگی علمی ، آثار و تالیفات ، اساتید و شاگردان ، دین و مذهب ، آراء و عقاید و طرح نظرها ، ملیت ، سفرها ، مدفن و...

۷ – ۱/ اگر در کتابی در جایگاه اصلی بحث ، از یک موضوع به شکل کامل بحث شده ودر سایر جاهای همان کتاب بخشی از همان اطلاعات بعینه ذکر شود ، از نمایه آن ها پرهیز گردد .

۲- عام و خاص در نمایه سازی

۱-۲/ کلید واژه های انتخابی برای موضوع نمایه شده ، باید خاص ترین اصطلاح باشد . مثلا در بحث حقیقت و مجاز اگر در باره یکی از علایم حقیقت مانند " تبادر " بحث شده باشد ، باید واژه " تبادر " اخذ شود نه " حقیقت و مجاز " .

تبصره ۱ : اگر در جایی هم از اصطلاح اخص و هم از اصطلاح اعم بحث مفیدی شده باشد ، در آن جا علاوه بر اخص ، اصطلاح اعم نیز اخذ گردد .

تبصره ۲ : در مواردى که ازاصطلاح « اعم » بحث نشده و تنها درباره‏ى اخص‏هاى آن بحث شده باشد ولى برخى از اخص‏ها به گونه‏اى هستند که در اصطلاح‏نامه وجود ندارد و پیشنهاد آن ها نیز مقدور نیست ، دراین جا از واژه اعم استفاده شود .

۲-۲/ کلید واژه ها باید از اصطلاح نامه های علوم اسلامی به ترتیب ذیل اخذ گردد:

- اصطلاح نامه تخصصی علم مربوط .

- اصطلاح نامه های تخصصی علوم دیگر .

ودر صورت فقدان دو مرحله فوق ، از واژگان عمومی استفاده شود .

تبصره: در صورتی که از موارد فوق امکان انتخاب کلید واژه نباشد ، خاص ترین و مناسب ترین کلید واژه لازم ، در کد همان رشته ای که نمایه سازی انجام می گیرد پیشنهاد گردد و از پیشنهاد واژه در کدهای دیگر پرهیز شود .

۳-۲/ نمایه ساز در مواردی ناچار به استفاده از واژه های " چک لیستی " است که باید بر اساس "آیین نامه چک لیست " عمل کند .

۳- مفرد و مرکب در نمایه سازی

۱-۳/ نمایه ساز در صورتی از روش ترکیب بین اصطلاحات مفرد استفاده می کند که همان مورد و یا نظایر آن به صورت مرکب در اصطلاح نامه آن علم موجود نباشد و الا اگر موجود باشد باید از واژه مرکب استفاده کند . مثلا اگر در اصطلاح نامه علم کلام اصطلاح مرکب " عقاید شیعه " وجود داشته باشد و در جایی بحث از عقاید اشاعره بشود باید همین شیوه عمل شود ، یعنی اصطلاح " عقاید اشاعره " را بکاربرد ، اگرچه در اصطلاح نامه نباشد . از روش ترکیب بین اصطلاحات (یعنی: عقاید + اشاعره ) خود داری کند .

۲-۳/ واژه هایی که متکفل مباحث فلسفه یک علم هستند ، مانند : اهداف ، مقاصد ، غایات ، مبادی تصوری ، مبادی تصدیقی ، تاریخچه ، تعریف ، روابط و ... باید به صورت مرکب آورده شود . مانند : اهداف فقه ، مبانی کلام جدید ، تاریخچه تفسیر ، رابطه فقه و اصول فقه ( اگر چه هر یک از آن ها به تنهایی در بین کلید واژه ها موجود باشد ) .

اما در جایی که بحث از مباحث درونی یک علم باشد، به صورت ترکیب بین اصطلاحات آورده شود ، نه مرکب . مانند : اهداف + جهاد . تاریخچه + خمس . اقسام + استصحاب .

۴- کتابشناسی ، کتابنامه و فهرست ها

در نمایه سازی کتابشناسی و کتابنامه ، از بکار بردن واژه " کتابنامه " خود داری شود و موارد مختلف آن ، بدین گونه عمل شود :

۱-۴/ در کتابنامه ( به معنای کتابشناسی ) ، از واژه " کتاب شناسی " استفاده شود .

۲-۴/ در کتابنامه به معنای فهرست منابع که در آخر کتاب می آید ، از واژه " فهرست منابع " استفاده شود .

۳-۴/ در این دو مورد ، یعنی: ۱- کتابی که به صورت توصیفی یا تحلیلی مورد بحث قرار گیرد . ۲- در یک موضوع یا یک حوزه خاص کتاب هایی معرفی شده باشد ، نیز از واژه " کتاب شناسی " استفاده گردد.

۴-۴/ منابعی که دارای فهرست مطالب و فهرست منابع ( و دیگر فهرست های آخر کتاب مانند فهرست اماکن ، فهرست قبایل ، فهرست آیات و غیره ) هستند، باید نمایه شوند و از کلید واژه های " فهرست منابع " ، " فهرست مطالب " ، " فهرست اماکن " و مانند آن استفاده گردد.

۵- نمایه آیات و سوره های قرآن

در باره نمایه سازی آیات و سوره های قرآن بدین گونه عمل شود :

۱- ۵/ اگر آیه ای در باره شخص یا موضوع خاص باشد ( مثلا آیه ۱۶۹ سوره آل عمران که در باره شهدا است ) ، در نمایه اش چنین آورده می شود :

آیه ۱۶۹ آل عمران + شهیدان .

۲- ۵/ اگر چند آیه در باره یک موضوع باشد ، آورده می شود : آیات + شهیدان .

اما آیاتی که در باره یک موضوع ، معروف شده باشند ، به صورت مرکب آورده می شود . مانند : آیات الاحکام . آیات جهاد .

۳- ۵/ اگر آیه ای تفسیر شده باشد ( مثلا آیه ۱۴۰ سوره بقره )، بدین گونه آورده می شود : تفسیر ( چک لیستی ) + آیه ۱۴۰ بقره .

۴- ۵/ اگر حدیثی از یکی از معصومان (ع) در تفسیر آیه ای وارد شود ، به دو گونه نمایه شود :

- تفسیر (چک لیستی ) + معصوم (ع) + آیه ۱۲۰ نساء .

- احادیث تفسیری + معصوم (ع) + آیه ۱۲۰ نساء .

۶- نمایه دیدگاه ها

۱- ۶ . اگر متن حدیث و روایتی از معصومین (ع) در نوشته ای ذکر شود ، از کلید واژه احادیث استفاده شود و به آن معصوم نسبت داده شود . مانند : احادیث + حضرت محمد صلی الله علیه و آله + محبت اهل بیت (ع) .

۲- ۶/ درجایی که نظر و عقیده کسی یا مکتب و یا گروه خاصی بیان شود بدون این که متن گفتارشان آورده شود، در چنین جایی دیدگاه مورد نظر به همان شخص یا مکتب و گروه خاص نسبت داده شود ، نه به نویسنده . مثلا نویسنده بگوید : نظر عبد الله بن عباس در بحث خلافت اسلامی بر انتصاب است نه انتخاب .در چنین جایی بدین گونه عمل می شود :

دیدگاه + عبد الله بن عباس + خلافت اسلامی .

یا مانند دیدگاه مذهب کیسانیه در باره خلافت اسلامی ، که باید بدین گونه نمایه شود :

دیدگاه + کیسانیه + خلافت اسلامی .

۳- ۶/ در جایی که گفتار و یا نظری به مقدسات دینی و مذهبی مانند قرآن ، اسلام و معصومین (ع) نسبت داده شود بدون این که متن آیه یا روایت مربوطه آورده شود ، در این صورت حالت گزارشی آن حفظ و نمایه آن به خود نویسنده نسبت داده شود ، نه به مقدسات دینی و مذهبی.

مثلا اگر بگوید : نظر اسلام در باره پلورالیسم این چنین است ... ، بدین گونه عمل شود :

دیدگاه + شخص گوینده + اسلام + پلورالیسم .

۴- ۶/در جایی که نویسنده ، مطلبی را به شخصی نسبت دهد ولیکن آن را از منظر خود مطرح کند .در چنین جایی باید تحت عنوان دیدگاه نویسنده ثبت گردد. مثلا اگر بگوید : به عقیده من عبد الله بن عباس معتقد به انتصابی بودن خلافت اسلامی بود نه انتخابی بودن آن . بدین گونه نمایه می شود :

دیدگاه + نویسنده (نام و نام خانوادگی وی ) + عبد الله بن عباس + خلافت اسلامی .

۵-۶/ در جایی که نویسنده در نوشتارش بگوید : به نظر من و یا به عقیده من خلافت اسلامی انتصابی است نه انتخابی . باید تحت عنوان دیدگاه وی ثبت شود ، نه به نام اسلام . مانند :

دیدگاه + نویسنده ( نام و نام خانوادگی وی ) + خلافت اسلامی .

۶-۶/ در جایی که نویسنده ، بر موضوع یا بر نظریه یا شخصی اشکال و نقدی داشته باشد ، تحت عنوان نقد نویسنده نسبت به آن موضوع یا آن نظر یا آن شخص ثبت می شود . مثلا اگر موضوع بحث در باره " نظر نویسنده در باره تئوری قبض و بسط شریعت " باشد ، بدین نحو نمایه می شود :

نقد + نویسنده ( نام و نام خانوادگی وی ) + تئوری قبض و بسط شریعت .

اگر شخص منقود نیز مورد بحث قرار گیرد ، نام وی نیز به کلید واژه ها افزوده می شود .

هم چنین اگر به چیزی اشکال وارد شود ، در نمایه آن از واژه " نقد " استفاده شود .

۷-۶/ اگر جایی ادله چیزی بیان شود و یا به چیزی استدلال گردد ، در نمایه آن از کلید واژه " ادله " استفاده شود .

۸-۶/ در انتساب یک موضوع به صاحب نظران یک علم ، با توجه به حالات مختلف ، به صورت ذیل عمل شود :

الف - اگر در متن ، آن موضوع به اهل آن علم به طور مطلق نسبت داده شده ( مثلا در متن آمده : مفسران چنین می گویند ... ) این گونه نمایه شود : دیدگاه + مفسران + موضوع .

ب- اگر آن موضوع به تعدادی از اهل آن علم نسبت داده شده – مثلا گفته شود : شیخ انصاری و آخوند و شهید صدر چنین می گویند ... ، یا گفته شود : عده ای از اصولیون چنین گفته اند – و یا با تعابیری همچون " بعض المعاصرین ، بعض مشایخنا ، بعض الاساتین " و از آن اراده فرد خاصی شده باشد ، از کلمه " بعض " استفاده شده و این گونه نمایه شود :

دیدگاه + بعض الاصولیین + حجیت خبر واحد .

دیدگاه + بعض الفلاسفه + تشکیک وجود .

دیدگاه + بعض العرفا + قناعت .

دیدگاه+ بعض المنطقیین + قضیه سالبه .

دیدگاه + بعض الفقها+ نماز جمعه .

دیدگاه + بعض المتکلمین + بدا .

دیدگاه + بعض المفسرین + آیه تطهیر .

۷- نمایه اشعار

در نمایه سازی "اشعار" ، روشی همانند روش "دیدگاه " اعمال گردد .

مانند : اشعار ( چک لیستی) + شاعر + موضوع .

در چنین جایی اگر موضوع شعر بیش از یک مورد باشد ، باید آن را اضافه کرد.

اما در جایی که علاوه بر شعر ، نظر نویسنده نیز مورد توجه باشد ، مثلا شعر شافعی در باره محبت به حضرت علی (ع) باشد ، در چنین جایی یک نمایه از جهت دیدگاه نیز اخذ گردد . مانند : دیدگاه + شافعی + محبت حضرت علی (ع) .

۸- ابداع و نوآوری

درجایی که سخن از ابداع ، نوآوری و نظریه پردازی شخصی مطرح باشد، علاوه بر نمایه معمول موضوع ، یک نمایه دیگر جهت نشان دادن بنیان گذاری آن فکر به شخص مورد نظر نیز اضافه شود و در کلید واژه از واژه چک لیستی " مبدع " استفاده گردد . مانند : مبدع + ولایت فقیه .

۹- کنترل و ارزیابی

۱- ۹/ منابع نمایه شده توسط نمایه سازان را دو کنترل کننده ( ابتدایی و نهایی) مورد کنترل و یک ارزیاب مورد ارزیابی قرار می دهند.

۲- ۹/ کنترل کننده ابتدایی که تمامی کار نمایه شده را کنترل می کند ، ابتدا سی درصد کارنمایه شده را مورد بررسی قرارداده ودرصورتی که بیست وپنج درصد آن - به تایید مدیر گروه نمایه سازی - دارای خطا و اشتباه باشد ، به نمایه ساز برگرداند تابراساس تذکرات کنترل کننده ، کار راکامل کرده و تحویل دهد.

۳- ۹/ کنترل کننده ابتدایی ، نقایص و کاستی ها را با نمایه ساز مطرح و در موردی که به توافق نرسند ، به کنترل کننده نهایی واگذار می گردد .

۴- ۹/ کنترل کننده نهایی ، موارد اختلاف بین نمایه ساز و کنترل کننده ابتدایی را بررسی و هر طرف را ترجیح داد ، به عنوان نظر نهایی تصحیح و اعمال می کند ، ولی اگر نظر ثالثی داشت در جلسه ای با مدیر گروه پروژه و یا شخصی که وی معرفی می کند تعیین تکلیف می نماید .

۵- ۹/ کنترل کننده نهایی علاوه بر موارد اختلافی ( موضوع بند فوق ) ، خود راسا بیست در صد کل کار نمایه سازی را به صورت غیر متمرکز مورد بررسی و کنترل قرار دهد و در صورتی که بیست و پنج در صد از این مقدار خطا باشد ، با تایید مسئول گروه پروژه به کنترل کننده ابتدایی جهت اصلاح کار عودت دهد .

۶- ۹/ استاد ارزیاب ده در صد از یک منبع نمایه شده و مورد کنترل قرار گرفته را مورد بررسی قرار داده و ارزیابی خود را کتبا اعلام می نماید و نظرات و پیشنهادات استاد ارزیاب ، در شورای علمی گروه پروژه مطرح و تصمیم گیری می شود .

۱۰- موارد لازم درکنترل

۱- ۱۰/ بررسی انطباق اصطلاحات و واژه های انتخاب شده با محتوا و آدرس سند؛

۲- ۱۰/ بررسی محتوای سند که موضوعی از دست نرفته باشد ( اعم از موضوع مورد نظر و یا موضوعات دیگر و یا أعلام و تنالگان ) ؛

۳- ۱۰/ اخذ جزیی ترین کلید واژه برای موضوع اخذ شده ؛

۴- ۱۰/ بررسی کلید واژه های پیشنهادی نمایه ساز .

۵– ۱۰/ بررسی میزان اهمیت و ارزش موضوع اخذ شده ( بر اساس بندهای ۵ و ۶ ضوابط نمایه سازی ) .

گروه پژوهشی نمایه سازی و فهرست نویسی    1386/9/1